为了加强对科研经费决算的管理，根据财政部、科技部、总装备部《国家高技术研究发展计划（863）专项经费管理办法》，财政部、科技部《国家重点基础研究发展计划专项经费管理办法》，财政部、科技部《国家科技支撑计划专项经费管理办法》，《国家自然科学基金项目资助经费管理办法》，《西安交通大学纵向科研经费管理办法》，《西安交通大学横向科研经费管理办法》，《西安交通大学人文社科科研经费管理办法》以及国家其他科技政策，结合我校实际，制定本编制指南。
一、指南适用范围
1、学校开展科研活动取得的各级财政拨款。主要包括：
教育部下达的应用技术研究与开发和高技术研究经费；
教育部基础研究拨入的各项科研经费；
国家自然科学基金委下达的各类基金项目经费；
国家高技术研究发展计划（863）专项经费；
国家重点基础研究发展计划（973）专项经费；
国家科技支撑计划专项经费；
国防科研项目（纵向项目部分）经费；
国际科技合作项目（纵向项目部分）经费；
国务院各部委及各省（市）下达的其他专项科研经费；
国家软科学项目经费；
国家社科基金专项经费；
教育部人文社会科学研究项目经费；
全国教育规划部级项目经费；
其他有关纵向科技项目经费。
2、学校签订的、以西安交通大学科学技术成果为标的的、按合同约定由对方单位拨付至学校账户的款项，以及国际科技合作中与境外单位间合作等取得的款项。
二、课题经费的日常管理
各类科研经费不论资金来源于何种渠道，均为学校收入，必须全部纳入财务处统一管理、集中核算，并实行专款专用。
1、开支范围
纵向科研经费的开支范围一般包括设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费、管理费等。
横向科研经费开支范围一般包括：设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、实验室改装费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、车辆维持费、劳务费、管理费、特支费、其他费用。
人文社科类科研经费的开支主要指在项目研究过程中发生的与研究活动直接相关的费用，包括资料费、数据采集费、差旅费、会议费、成果鉴定费、国际合作与交流费、设备费、专家咨询费、劳务费、特支费（横向课题）、印刷费、管理费及其他费用。
2、科研经费的日常管理
（1）科研经费的收支必须符合国家有关规定，经费的使用要符合开展科研活动的实际需要。在科研经费收支中，不得开支各种赔偿费、违约金、滞纳金和罚款，不得用于捐款、赞助、投资以及国家规定禁止列入的其他支出，不得为个人牟取私利、损坏学校声誉或给学校造成经济损失。如有违反，将追究相关人员的经济或法律责任。
项目负责人不得借协作科研之名，将科研经费挪作他用，或转入与项目负责人有直接经济利益关系的关联单位。
（2）加强对科研经费购置固定资产的管理。除项目管理办法或项目合同另有规定外，凡使用科研经费购置的固定资产，均属于学校固定资产。若课题有归对方所有的配套设备，应先按要求到科研院、实验室与资产管理处办理相关手续后方可报销。
（3）每年年底前项目负责人应认真审查核对经费的收入、支出、结余以及未核销暂付款情况，如发现有错、漏、串户等情况，请及时到财务处核算中心及时查对更正。跨年度的财务支出数据不得更改。
（4）项目负责人按照财经法规在其权限范围内使用科研经费，负责编制科研项目经费预算和决算，及时办理科研项目结题及结账手续，对科研经费使用的真实性、合法性、有效性承担经济与法律责任。
对于纵向课题，项目负责人应严格按照批准的项目经费预算核定的用途、范围和开支标准使用项目经费，自觉控制经费的各项支出，并对科研经费使用的真实性、合法性、有效性承担经济与法律责任。项目负责人应积极接受并配合财政部、教育部、审计署等有关部门和科研经费提供方或其委托的社会中介机构，依据国家有关法规、预算和科研合同对科研经费的管理和使用情况进行的检查监督（科研院、财务处应积极配合并提供有关资料）。对检查中发现的问题，应及时予以纠正；对弄虚作假、截留、挪用、挤占专项经费等违反财经纪律的行为或其他违反项目管理办法的行为，将按照国家有关规定对相关责任人进行处理。
对于横向课题，项目负责人必须严格按照合同规定的用途、范围和开支标准使用项目经费，自觉控制经费的各项支出，积极接受并配合合同方以及学校有关部门对科研经费的管理和使用情况进行的检查监督。由于项目负责人未尽到管理职责，在合同的订立、变更及履行过程中给学校造成损失的，由本人承担相应责任。
三、办理结题决算报表审核流程
1、总流程
2、在财务处办理结题决算报表审核流程
（1）结题前经费负责人应认真审查核对经费的收入、支出、结余以及未核销暂付款情况，如发现有错、漏、串户等情况，请及时到财务处核算中心及时查对更正。跨年度的财务支出数据不得更改。结题前请及时冲销暂付款，未冲销的暂付款一律计入项目经费结余。
（2）在财务处网页查询收支情况并打印“项目资金流量表”或“项目查询”（详见账务查询→项目收支查询→项目资金流量表或项目查询）。
（3）按照打印的“项目资金流量表”或“项目查询”上的实际收支情况认真编制经费决算表。决算表中的项目支出数必须与财务处账面支出数一致。决算表中的支出项目与财务处账面支出项目有差异的可根据合理性原则进行归集。有结余资金必须按实填列。
决算报表编制说明：
①“项目资金流量表”左边第一列“科目”编号中“4”打头的表示收入；“5”打头的表示支出；2007年以前“6020401项目经费转出”指的是科研津贴；支出用“本期发生”的“借方”减“贷方”的差额填列；收入用“本期发生”的“贷方”减“借方”的差额填列。
②部分纵向课题经费决算报表编制可参考附件
（4）如果经费决算表中有配套资金或自筹资金的必须注明经费来源（经费卡编号）。
（5） 请提前3个工作日携带经费决算表及资金流量表在财务处预决算管理办公室（主楼E1204房间）办理经费决算表审核盖章业务。
3、在审计处办理结题决算报表审核流程
（1）、经财务处审核的科研经费决算报表、项目资金流量表等上报资料在规定上报期限 5日前，送审计处审签；
（2）、审计处审查决算编制的内容是否真实、完整，各种签章手续是否齐全；收入是否及时、足额到位，支出是否真实、合规，结余是否准确，经费开支方法是否符合有关规定；经费是否独立核算；
（3）、审计处审签时，如发现不符合财务管理规定的事项或问题，通知经费负责人予以纠正，并报财务处审核。
（4）、经审核无误的经费决算报表由审计人员签署审计意见并签章，审计处负责人复审签章。
附件：
① 国家自然科学基金资助项目经费决算对应表
② 国家高技术研究发展计划（863计划）专项经费、国家科技支撑计划专项经费决算对应表
③ 国家重点基础研究发展计划（973计划）专项经费决算对应表
④ 国防科研项目经费决算对应表
⑤ 省市科研项目经费决算对应表
⑥ 博士点学科经费决算对应表
附件表格在财务处主页“资料下载”栏目下载
